Jak zvýšit zisk firmy: 5 míst, kde vám zbytečně utíkají peníze

Firma může mít plný kalendář, zaměstnané lidi a stabilní obrat. Přesto jí každý měsíc unikají peníze.

Ne vždy proto, že prodává málo. Někdy proto, že obchodník hodiny hledá kontakty, poptávka čeká na odpověď nebo se informace přepisují mezi e-mailem, tabulkou a CRM.

Zisk firmy zvýšíte buď vyššími výnosy, nižšími náklady, nebo jejich kombinací. Dřív než začnete hledat nové zákazníky nebo nabírat další lidi, má smysl zjistit, kolik příležitostí a pracovního času ztrácíte ve stávajícím procesu.

Tady je pět míst, kde začít.

Všechny číselné příklady v článku jsou modelové. Slouží k orientačnímu výpočtu, nejde o výsledky konkrétního klienta ani příslib výnosu.

1. Obchodníci tráví čas hledáním kontaktů místo obchodování

Představte si, že máte ve firmě dva obchodníky. Každý z nich stráví dvě hodiny denně dohledáváním firem, telefonů, e-mailů a informací o lidech, se kterými chce mluvit.

Při 20 pracovních dnech to znamená:

2 obchodníci × 2 hodiny × 20 dní = 80 hodin měsíčně.

To je 80 hodin, během kterých mohou místo ručního dohledávání kontaktů oslovovat firmy, připravovat se na jednání nebo pracovat s rozjednanými příležitostmi.

Neznamená to, že by obchodník neměl znát svůj trh. Právě naopak. Měl by vědět, koho oslovuje, čím se firma zabývá a proč by pro ni jeho nabídka mohla být zajímavá.

Otázka zní: Musí kvůli tomu ručně hledat každý jednotlivý kontakt?

Co s tím můžete udělat

Připravte databázi firem podle kritérií, která mají pro váš obchod smysl:

• obor podnikání,
• region,
• velikost firmy nebo počet zaměstnanců,
• obrat,
• odpovědná pozice,
• dostupný a ověřený kontakt.

Kvalitní B2B data sama o sobě obchod neuzavřou. Obchodníkovi ale mohou pomoci dostat se rychleji ke správným firmám a věnovat více času rozhovorům.

Co sledovat: Kolik hodin týdně obchodníci věnují hledání kontaktů? A kolik z oslovených firem skutečně odpovídá vaší cílové skupině?

2. Poptávky čekají příliš dlouho na odpověď

Klient vyplní formulář. Pošle e-mail. Zavolá, ale nikdo telefon nevezme.

Ve firmě mezitím probíhá porada, obchodník je na schůzce a majitel řeší provoz. K poptávce se někdo dostane až další den.

Jenže zákazník mezitím mohl oslovit další dodavatele.

Pomalá reakce automaticky neznamená ztracený obchod. Ale čím déle potenciální zákazník čeká bez informace, tím více příležitostí dáváte konkurenci.

Co s tím můžete udělat

Nastavte jednoduchý postup:

1. Poptávka dorazí do jednoho systému.
2. Klient dostane potvrzení, že jste ji přijali.
3. Obchodník nebo odpovědná osoba dostane upozornění.
4. V CRM se vytvoří úkol s termínem reakce.
5. Pokud se nikdo neozve, systém pošle připomenutí.

Podle typu podnikání může část prvního kontaktu zajistit také AI asistent nebo AI call centrum: například zjistit, co klient potřebuje, předat informace odpovědnému člověku a pomoci určit další krok.

Co sledovat: Za jak dlouho od přijetí poptávky klientovi skutečně odpovíte? A kolik poptávek se vůbec nedostane k dalšímu jednání?

3. Nabídky odcházejí, ale nikdo nehlídá další krok

„Pošlete mi nabídku.“

Pro obchodníka to zní nadějně. Připraví dokument, odešle ho a čeká.

Za týden si vzpomene, že se klient neozval. Za další dva týdny už neví, jestli je vhodné volat. Nakonec příležitost skončí v CRM jako „bez zájmu“.

Jenže klient možná:

• nabídku ještě neprobral s kolegy,
• potřebuje upřesnit cenu nebo rozsah,
• řeší naléhavější problém,
• čeká na schválení rozpočtu,
• vybral konkurenci a nikdo se ho nezeptal proč.

Odeslaná nabídka není dokončený obchodní proces.

Co s tím můžete udělat

Ještě před odesláním nabídky si domluvte další krok:

„Pošlu vám nabídku do středy. Můžeme si v pátek na 15 minut zavolat a projít, jestli odpovídá tomu, co potřebujete?“

Do CRM zaznamenejte termín, odpovědnou osobu a důvod dalšího kontaktu. Připomínání pak není nahodilé volání „jen jsem se chtěl zeptat“, ale pokračování domluveného jednání.

Kolik může ztracený follow-up stát?

Řekněme, že firma měsíčně odešle 20 nabídek. Každá uzavřená zakázka jí po přímých nákladech přinese v průměru 30 000 Kč.

Pokud se díky lepší práci s nabídkami podaří získat jednu zakázku navíc, může to znamenat dalších 30 000 Kč před započtením režie a dalších souvisejících nákladů.

To není záruka výsledku. Je to způsob, jak si spočítat, jakou hodnotu může mít i malá změna.

Co sledovat: Kolik odeslaných nabídek má domluvený další krok? Kolik jich skončí bez odpovědi a kolik se promění v zakázku?

4. Lidé přepisují informace, které už někde existují

Zákazník vyplní formulář. Informace přijdou do e-mailu. Někdo je přepíše do tabulky, další člověk do CRM a obchodník si je zkopíruje do poznámek.

Stejná informace vznikne na čtyřech místech. A při každém přepisu může vzniknout chyba.

Jedna taková činnost zabere jen několik minut. Pokud se ale opakuje desítkykrát týdně, může firmu stát významnou část kapacity.

Co s tím můžete udělat

Sepište si činnosti, které se pravidelně opakují:

• přepisování údajů z formulářů,
• rozdělování poptávek mezi obchodníky,
• vytváření úkolů,
• připomínání termínů,
• odesílání potvrzovacích e-mailů,
• přesouvání údajů mezi systémy.

U každé činnosti si položte dvě otázky:

Musí ji dělat člověk? A musí se informace zapisovat víckrát?

Automatizace může některé kroky propojit. Nejdřív je ale potřeba ověřit, že samotný proces dává smysl. Automatizovat zbytečný krok znamená jen rychleji dělat něco, co firma vůbec nepotřebuje.

Jak orientačně spočítat návratnost automatizace

Představme si, že opakovaná administrativa zabírá celému týmu 30 hodin měsíčně. Pokud interně počítáte hodnotu hodiny na 400 Kč, jde o kapacitu v hodnotě 12 000 Kč měsíčně.

Jestliže řešení za 3 000 Kč měsíčně ušetří polovinu tohoto času, uvolní kapacitu v hodnotě přibližně 6 000 Kč.

To ale neznamená, že firmě automaticky přibudou 3 000 Kč na účtu. Záleží na ceně zavedení, skutečné úspoře a hlavně na tom, jak lidé uvolněný čas využijí.

5. Firma ztrácí důvěru ještě před první schůzkou

Obchodník osloví zajímavou firmu. Kontakt požádá o více informací a začne si vás prověřovat.

Co najde?

• aktuální web a srozumitelnou nabídku,
• reference a konkrétní zkušenosti,
• odborné články nebo rozhovory,
• informace o lidech, kteří za firmou stojí?

Nebo jen zastaralé stránky a několik obecných vět?

Zákazník nemusí vaši firmu znát. A než si najde čas na schůzku, často potřebuje pochopit, zda má cenu se s vámi bavit.

Co s tím můžete udělat

Zkontrolujte cestu, kterou potenciální zákazník projde před jednáním:

1. Vyhledejte název své firmy a jména klíčových lidí.
2. Podívejte se, zda je během několika vteřin jasné, komu pomáháte a s čím.
3. Doplňte ověřitelné reference, zkušenosti a případové studie.
4. Využijte odborný obsah, rozhovory nebo mediální výstupy tam, kde mají pro vaši cílovou skupinu význam.
5. Sledujte, co se o vaší firmě a konkurenci veřejně píše.

PR není náhrada kvalitního produktu nebo fungujícího obchodu. Může ale podpořit důvěru a dát obchodníkovi materiál, o který se při jednání opře.

Co sledovat: Ptají se vás klienti opakovaně, proč by vám měli věřit? A mají obchodníci k dispozici důkazy, kterými mohou své sliby podpořit?

Jak poznat, kde začít?

Nemusíte měnit všechno najednou. Vyberte místo, které má podle vašich dat největší dopad.

Po měsíci porovnejte výsledky s výchozím stavem. Teprve potom se rozhodněte, co dál rozšířit.

Časté otázky

Jak zvýšit zisk firmy bez získávání nových zákazníků?

Podívejte se na marži stávajících zakázek, cenu opakované práce, rychlost zpracování poptávek a péči o současné zákazníky. Vyšší zisk může vzniknout například omezením zbytečných slev, snížením nákladů nebo lepším využitím kapacity lidí. Výsledek závisí na konkrétní firmě a jejích číslech.

Jaký je rozdíl mezi obratem a ziskem?

Obrat říká, kolik peněz firma utržila. Zisk zjednodušeně ukazuje, kolik po odečtení nákladů zbývá. Firma může mít vysoký obrat, ale nízký zisk, pokud jsou její náklady vysoké nebo prodává s malou marží.

Kdy se vyplatí automatizace firemních procesů?

Automatizace má smysl posuzovat u činností, které se často opakují, mají jasná pravidla a zabírají lidem čas. Před rozhodnutím porovnejte náklady na zavedení a provoz se skutečně ušetřeným časem, případným snížením chyb a přínosem pro zákazníka.

Může AI call centrum pomoci zvýšit výkon obchodu?

Může pomoci například s prvotním oslovením, zjištěním základních informací nebo předáním relevantního kontaktu obchodníkovi. Přínos závisí na kvalitě dat, vhodně nastaveném scénáři, nákladech a následné práci obchodního týmu.

Jak měřit, jestli změna firmě skutečně pomohla?

Před změnou zaznamenejte výchozí stav: například čas reakce na poptávku, počet relevantních schůzek nebo čas strávený administrativou. Po zavedení sledujte stejné ukazatele a porovnejte je také s náklady na změnu. Důležité je měřit dopad na obchod, ne jen počet aktivit.

Kde utíkají peníze právě vaší firmě?

Možná nepotřebujete dalšího obchodníka. Možná potřebujete zjistit, proč ten současný netráví dost času s klienty.

Možná nepotřebujete více poptávek. Možná potřebujete lépe pracovat s těmi, které už máte.

Na nezávazné konzultaci se společně podíváme na váš obchod, kontakty, poptávky a opakovanou práci. Vybereme místo, kde může změna dávat největší smysl.

Rezervovat 60minutovou konzultaci

Ilustrační fotografie byly vytvořeny pomocí AI.